TỔ CHỨC EVENT LÀ GÌ? QUY TRÌNH TỔ CHỨC SỰ KIỆN NHƯ THẾ NÀO?
Tổ chức event là một khái niệm còn tương đối mới mẻ ở Việt Nam. Vì thế mà có rất nhiều cách hiểu khác nhau về khái niệm này. Do đó, để có thể hiểu về “EVENT” và nghề “TỔ CHỨC EVENT” một cách chi tiết. Hãy cùng tìm hiểu trong bài viết dưới đây nhé!
Trước khi đi vào tìm hiểu “Tổ chức event là gì?”. “Tổ chức event cần làm những công việc gì?” Hay “Người làm tổ chức event cần phải có những gì? “ thì chúng ta phải hiểu được “EVENT” là gì trước đã nha.
1. Tổ chức event – Khái niệm về event?
Theo từ điển tiếng Việt thì “event” là sự việc xảy ra có ý nghĩa quan trọng. Và được các phương tiện truyền thông quan tâm đưa tin. Như: SEGAMES, liên hoan tiếng hát truyền hình, thi hoa hậu hoàn vũ Việt Nam,… mới được xem là event.
Có người lại hiểu event không chỉ bao gồm những hoạt động quy mô lớn như trên. Mà nó còn bao hàm cả những hoạt động mang ý nghĩa cá nhân và cộng đồng. Và trong đời sống xã hội như ma chay, cưới hỏi, sinh nhật,…
Một số khác lại hiểu event chủ yếu là những hoạt động liên quan đến hoạt động tiếp thị. Và thương mại của các doanh nghiệp. Như: tổ chức hội nghị, hội thảo, khai trương, giới thiệu sản phẩm, hội chợ, triển lãm,…
Tổ chức event – vậy event là gì ?
Tóm lại sự kiện (Event) là một hoạt động có chủ đích diễn ra tại một thời điểm nhất định. Và tại một địa điểm nhất định. Tập trung ý tưởng và nguồn lực để truyền đạt một thông điệp xác định nào đó; Tạo sự chú ý và thu hút sự quan tâm của các đối tượng tham gia.
Trong Marketing, Event được định nghĩa là những hoạt động Marketing liên quan đến những sự kiện. Như: mang tính giáo dục, quảng bá sản phẩm. Hoặc định vị ưu thế của sản phẩm, thương hiệu trên thị trường.
2. Tổ chức event là gì?
Tổ chức event thực chất là việc tổ chức thực hiện các phần việc cho một “SỰ KIỆN” diễn ra. Từ khi nó bắt đầu hình thành trong ý tưởng cho đến khi nó kết thúc.
Tổ chức event là tổ chức các hoạt động các lĩnh vực. Như: Thương mại, kinh doanh, giải trí, thể thao,… Thông qua các hình thức như hội thảo, hội nghị, họp báo, triển lãm, lễ hội. Nhằm mục đích truyền những thông điệp mà người làm sự kiện muốn công chúng của mình nhận thức được.
Tổ chức event các quốc gia khác ra sao?
Ở những nước phát triển tổ chức sự kiện được xem như một ngành, một nghề đặc thù. Vì thế, họ đã có cả một hệ thống về nghề nghiệp tương đối đầy đủ và chặt chẽ. Theo đó, tổ chức sự kiện bao hàm các lĩnh vực khá rộng như:
– Bussiness event: là các sự kiện liên quan đến lĩnh vực kinh doanh
– Corporate events: Là các sự kiện liên quan đến doanh nghiệp. Như: lễ kỷ niệm ngày thành lập, hội thảo, hội nghị,…
– Fundraising events: Là các sự kiện nhằm mục đích gây quỹ
– Exhibitions: Là các hoạt động triển lãm
– Trade fairs: Là việc tổ chức các hội chợ thương mại
– Entertainment events: Các sự kiện mang tính chất giải trí
– Concerts/live performances: Các bổi biểu diễn trực tiếp, đêm hòa nhạc,..
– Festive events: Là các lễ hội, liên hoan, Festive,…
– Government events: Là các sự kiện của các cơ quan nhà nước. Như: đại hội đảng, hội nghị trung ưng đảng,…
– Meetings: Là các buổi gặp gỡ giao lưu, họp hành,…
– Seminars: Là các buổi hội thảo chuyên đề
– Workshops: Bán hàng
– Conferences: Là các buổi Hội thảo
– Conventions: Là các buổi Hội nghị
– Social and cultural events: Các sự kiện về văn hoá, xã hội
– Sporting events: Các sự kiện trong lĩnh vực thể thao
– Marketing events: Các sự kiện liên quan tới marketing
– Promotional events: Các sự kiện kết hợp khuyến mãi và xúc tiến thương mại
– Brand and product launches: Các sự kiện liên quan đến thương hiệu, sản phẩm…
3. Tổ chức event và Vai trò của sự kiện và tổ chức
Việc tổ chức sự kiện thực chất là việc tạo ra một cái cớ. Để nhằm thu hút sự quan tâm và chú ý của giới truyền thông và công chúng là mục tiêu.
Tổ chức sự kiện đóng vai trò như một công cụ quan trọng trong các hoạt động. Như: tiếp thị, quảng bá chỉ đứng sau nghiên cứu thị trường và quảng cáo. Doanh nghiệp tổ chức event nhằm đánh bóng cho sản phẩm, dịch vụ. Và thương hiệu của mình từ đó giúp tăng doanh số bán của doanh nghiệp.
Một “SỰ KIỆN” thành công. Nó tạo ra được những tác động truyền thông hiệu quả đến với những người đã tham gia vào nó. Còn một sự kiện thất bại. Nó có thể làm suy giảm giá trị cũng như hình ảnh thương hiệu đối với công chúng.
4. Tổ chức event và mục đích của tổ chức sự kiện:
Mục đích của sự kiện chính là. Tạo kết quả mà nhà đầu tư và nhà tổ chức sự kiện định ra. Nhằm phấn đấu đạt được trong quá trình thực hiện sự kiện đó. Thông thường một sự kiện thường hướng đến 3 mục đích chính sau:
– Nhằm hỗ trợ cho các chiến dịch truyền thông. Và phát triển hình ảnh sản phẩm, dịch vụ và thương hiệu của nhà đầu tư.
– Giúp cải thiện hoặc làm thay đổi nhận thức của công chúng. Đối với thương hiệu hay nhãn hiệu của nhà đầu tư.
– Phát triển tối đa những hiệu ứng truyền thông nhằm chạm đến cảm xúc của khách hàng mục tiêu.
Ngoài ra, tổ chức sự kiện còn nhằm các mục tiêu khác. Như: hỗ trợ bán hàng, triển khai các chính sách kênh phân phối. Và quảng cáo trực tiếp sản phẩm, dịch vụ và thương hiệu của chủ đầu tư.
5. Quy trình tổ chức event:
Công việc tổ chức một sự kiện giống như bạn đang chơi một trò chơi ghép hình vậy. Nó chỉ có thể thành công khi bạn có thể ghép hoàn chỉnh bức tranh đó. Cũng như bằng hàng trăm, hàng ngàn những mẩu nhỏ chi tiết ghép lại.
Có rất nhiều các loại sự kiện khác nhau. Với mỗi loại sự kiện lại có những mục đích và vai trò khác nhau. Mà trong chiến lược chung của doanh nghiệp đề ra. Thế nhưng, dù là loại hình sự kiện nào đi nửa. Muốn thành công đều phải tuân theo một quy trình và cách thức tổ chức nhất định.
Một quy trình tổ chức sự kiện “CHUẨN” bao gồm những nội dung sau:
– Giai đoạn trước khi diễn ra sự kiện:
+ Hiểu biết về thương hiệu/ nhãn hiệu của chủ đầu tư tổ chức sự kiện
+ Nghiên cứu các yếu tố ảnh hưởng và liên quan đến sự kiện. Như mục tiêu, ngân sách, nhân lực, vật lực,…
+ Hình thành chủ đề và lập kế hoạch tổng thể cho sự kiện
+ Chuẩn bị tổ chức sự kiện bao gồm các yếu tố. Như thời gian, địa điểm tổ chức sự kiện, nhân lực, thiết bị, ngân sách,….
+ Xúc tiến và quảng bá sự kiện
– Giai đoạn thực hiện sự kiện:
+ Tổ chức đón tiếp và khai mạc sự kiện
+ Tổ chức điều hành các diễn biến chính của sự kiện
+ Tổ chức phục vụ ăn uống trong sự kiện
+ Tổ chức phục vụ lưu trú và vận chuyển trong sự kiện
+ Tổ chức thực hiện các hoạt động phụ trợ trong sự kiện
+ Xác định tập đối tượng công chúng mục tiêu mà sự kiện hướng tới
– Kết thúc sự kiện và giải quyết các công việc sau sự kiện bao gồm:
+ Xúc tiến và quảng bá sự kiện
+ Quan hệ với các nhà cung cấp dịch vụ bổ trợ cho sự kiện
+ Quản trị tài chính trong tổ chức sự kiện
+ Chăm sóc khách hàng
Ngoài ra trong quá trình thực hiện sự kiện. Bạn cần phải có phương án dự phòng và giải quyết các sự cố trong tổ chức sự kiện. Cũng như đảm bảo vệ sinh, an toàn và an ninh trong suốt quá trình diễn ra sự kiện, …
Chú ý: Các công việc như trên chỉ phân chia mang tính tương đối. Hơn nữa trong mỗi công việc còn bao gồm nhiều phần việc nhỏ và chi tiết khác nữa.
QUY TRÌNH TẠI MỘT CÔNG TY QUẢNG CÁO
CÁC THÀNH PHẦN THAM GIA VÀO MỘT SỰ KIỆN
Là các cá nhân, tổ chức và doanh nghiệp trực tiếp. Hoặc gián tiếp tham gia vào một hoặc nhiều công việc, hoạt động, diễn biến của sự kiện. Người tham gia sự kiện bao gồm các nhóm chính:
+ Nhà đầu tư sự kiện, các nhà tài trợ sự kiện.
+ Nhà tổ chức sự kiện.
+ Nhà cung ứng dịch vụ bổ trợ tổ chức sự kiện. Như cung cấp dịch vụ, cung cấp hàng hóa cho sự kiện do nhà tổ chức sự kiện thuê,…
+ Khách mời tham gia sự kiện.
+ Khách vãng lai tham dự sự kiện
+ Chính quyền và cư dân nơi sự kiện diễn ra.
6. Chân dung của một chuyên viên tổ chức sự kiện chuyên nghiệp:
Các chuyên gia thường ví von người làm tổ chức sự kiện như một nghệ nhân ghép hình. Sự sáng tạo, tính cẩn trọng, tỉ mỉ, hòa nhã,. Là những phác họa cơ bản nhất về một chuyên viên tổ chức sự kiện yêu cầu cần phải có.
YÊU CẦU LAO ĐỘNG TRONG NGHỀ TỔ CHỨC SỰ KIỆN
– Khả năng sáng tạo luôn là ưu tiên hàng đầu mà người làm tổ chức sự kiện cần phải có. Bởi, bất cứ một sự kiện nào tổ chức:. Ấn tượng, sáng tạo đều có sức hút đặc biệt đối với công chúng.
– Người làm tổ chức sự kiện luôn đòi hỏi phải có tính chuyên môn hóa cao. Và đa dạng về ngành nghề và công việc mà máy móc khó có thể thay thế con người.
– Tính tổ chức cao đòi hỏi người làm tổ chức sự kiện phải có khả năng làm việc nhóm. Và phối hợp công việc giữa các bộ phạn nhịp nhàng. Không chỉ vậy mà còn đồng bộ nhằm đảm bảo các mục tiêu của sự kiện.
– Người làm sự kiện luôn phải chịu một sức ép tâm lý tương đối lớn. Bởi họ vừa phải chịu sự chi phối của kế hoạch tiến độ. Lại vừa đòi hỏi sự năng động sáng tạo.
– Do đặc tính nghề nghiệp dịch vụ nên phải giao tiếp với rất nhiều đối tượng khác nhau. Mà đòi hỏi luôn phải có thái độ vui vẻ và chuẩn mực trong công việc.
CHÂN DUNG MỘT CHUYÊN VIÊN TỔ CHỨC SỰ KIỆN CHUYÊN NGHIỆP
Người chuyên tổ chức sự kiện giỏi cần phải hội tụ đầy đủ 4 yếu tố:. Kiến thức, kỹ năng, khả năng và thái độ.
Về kiến thức
+ Có sự hiểu biết về sản phẩm, dịch vụ, thương hiệu/nhãn hiệu
+ Có hiểu biết về khách hàng mục tiêu của sự kiện
+ Có kiến thức xã hội
Về kỹ năng
+ Kỹ năng lập kế hoạch tổ chức sự kiện
+ Kỹ năng triển khai, giám sát và đánh giá hiệu quả sự kiện.
Về khả năng
+ Khả năng sáng tạo
+ Khả năng quan sát chi tiết cao
+ Có khả năng đi xa
+ Khả năng xử lý tính huống
Về thái độ
+ Lăn xả, nhiệt tình, không ngại khó khăn
+ Chịu Làm việc với áp lực cao từ nhiều phía (công ty, khách hàng, đối tác)
+ Cầu tiến, biết lắng nghe
+ Học cách nói chuyện với tất cả mọi người, xây dựng mối quan hệ tốt với mọi người
Tóm lại một chuyên viên tổ chức sự kiện chuyên nghiệp thì;. Cần phải hội tụ được tất cả các yếu tố. Như: sáng tạo, khả năng làm việc với cường độ, áp lực cao. Và khả năng làm việc nhóm, khả năng viết kế hoạch. Và triển khai kế hoạch, thái độ nhiệt tình, cầu tiến, hòa đồng,….
7. Những lưu ý để tổ chức một sự kiện thành công:
Để có được hiệu quả tối ưu mà sự kiện mang lại cần phải có;. Những điều kiện nhất định như: Phải được lên kế hoạch chu đáo. Xác định mục tiêu chiến lược rõ ràng và có thể đo lường được. Và để thành công, trước tiên bạn phải hiểu được các nguyên lý cơ bản. Để mang lại thành công cho một sự kiện là gì.
– Tìm và ấn định địa điểm tổ chức trước khi công bố sự kiện
Việc đầu tiên ngay sau khi ấn định được ngày tổ chức sự kiện. Là bạn cần phải đi tìm được ngay một địa điểm ưng ý để tổ chức. Tốt nhất bạn nên hoàn thiện các thủ tục liên quan đến địa điểm càng sớm càng tốt. Tránh trường hợp bị tranh mất chỗ “đột ngột”.
– Gửi thư mời có thông điệp hiệu quả
Thư mời chính là điều đầu tiên mọi người nhìn thấy ở sự kiện của bạn. Vì thế, thư mời cần phải thông báo được tới người tham dự những chi tiết như:. Cái gì, ở đâu, khi nào, những ai, tại sao và như thế nào,… có trong sự kiện của bạn.
Nếu có thể, bạn cũng nên gửi thư mời người tham dự gợi ý về nội dung. Cũng như chương trình trong sự kiện của bạn.
– Phát triển kế hoạch và luôn hành động theo nó
Một kế hoạch chi tiết đến những phần việc nhỏ nhất. Phân công chi tiết công việc cho từng người và có deadline cụ thể. Đó là yếu tố cần để đạt được những mục tiêu đã đề ra.
Bạn cần phải đảm bảo rằng mọi quy trình tổ chức sự kiện của mình phải:. Luôn bám sát theo kế hoạch. Ngoài ra, bạn cũng cần duy trì song song một kế hoạch dự trù. Cho mọi trường hợp xấu nhất xảy ra, như thời tiết thay đổi, diễn giả đến muộn,… Để đảm bảo sự kiện của bạn được chuẩn bị tốt nhất.
– Hãy làm việc bằng cái đầu thay vì chỉ biết chăm chỉ
Lưu trữ và theo dõi thông tin của người tham dự sự kiện một cách chi tiết, khoa học. Và đưa vào một file để có thể sử dụng cho sự kiện và sau khi sự kiện kết thúc.
Các thông tin về người tham dự sự kện thực sự cần thiết khi:. Tạo bảng tên, thẻ địa điểm khi chuẩn bị sự kiện. Hay thư cảm ơn để gửi cho họ sau khi sự kiện kết thúc.
Ngoài ra, việc quản lý thông tin khách mời có thể giúp bạn:. Tránh được lỗi trùng lặp,… giữa các sự kiện.
– Chú ý đến cả những chi tiết nhỏ nhất
Những chi tiết nhỏ đôi khi lại ảnh hưởng đến kết quả lớn. Nếu vô tình không để ý mà lên kế hoạch tổ chức sự kiện trùng với một số ngày. Như: lễ tôn giáo thì hãy chú ý kỹ tới giới hạn trong thực đơn nhé.
– Lập kế hoạch B cho mọi tình huống
Sự kiện có thể đổ bể nếu bạn không có một kế hoạch dự phòng. Khi tình huống xảy ra không đúng theo kế hoạch. Vì thế bạn luôn phải có một kế hoạch dự trù cho mọi tình huống xảy ra. Và hãy luôn giữ liên lạc với khách mời trong trường hợp mọi thứ đi theo chiều hướng xấu.
Nếu như trời chuẩn bị mưa thì bạn cân nhắc sử dụng lều bạt. Hoặc chuẩn bị thêm ô nếu khách mời cần phải đi bộ để di chuyển.
– Tổ chức event cần trang bị một số vận dụng “chữa cháy” khẩn cấp
Khách mời tham dự sự kiện của bạn thường có xu hướng tìm đến bạn. Ngay khi họ gặp bất cứ một vấn đề khẩn cấp nào.
Vì thế những vật dụng tuy nhỏ như bông y tế, thuốc giảm đau,… Sẽ vô cùng hữu dụng trong trường hợp này. Những chi tiết nhỏ này đôi khi lại tạo nên được ấn tượng lớn với khách mời của bạn.
–Tổ chức event nên theo sát khách hàng chính là chìa khóa làm nên thành công
Luôn nhớ giữ liên lạc thường xuyên với khách hàng xuyên suốt quá trình tổ chức sự kiện. Hãy gọi điện cho họ 2-3 ngày trước khi sự kiện diễn ra. Để xác nhận sự tham dự của khách hàng.
Bạn hãy gửi thư cảm ơn tới những người tới tham dự chương trình sau khi sự kiện kết thúc. Nếu có thể, hãy gửi kèm trong thư một vài tấm ảnh của họ tại sự kiện. Sẽ giúp bạn có thêm điểm cộng trong mắt khách hàng.
– Tổ chức event đừng quên sử dụng công nghệ trong sự kiện
Để đảo bảo cho sự kiện được diễn ra tốt đẹp. Thì ekip thực hiện cần phải có sự phối hợp nhịp nhàng và đồng bộ. Vì thế, những sản phẩm công nghệ như bộ đàm, microphone, máy chiếu,.. Là những vật dụng không thể thiếu.
Hãy lên một danh sách thiết bị và có kế hoạch. Hoặc thuê một đội kỹ thuật chuyên nghiệp để thiết lập các thiết bị vào đúng vị trí. Cũng như đảm bảo chúng luôn hoạt động trơn tru trong suốt sự kiện.
– Chi tiêu trong phạm vi ngân sách
Sẽ vô cùng tuyệt vời nếu bạn có thể thương lượng giá. Hoặc định giá thêm với các đơn vị phân phối thực phẩm, công ty trang trí. Bởi sẽ có những khoản chi tiêu ra khỏi kế hoạch, do đó những phần “mặc cả” này sẽ cứu ngân sách của bạn khỏi một bàn lạm chi…
Để có một plan cụ thể và proposal sáng tạo cho sự kiện ” event” hãy liên hệ ngay:
CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ PHÁT TRIỂN MINH NGUYỄN
Địa chỉ: A58 KDC Nam Long, phường Phú Thuận, quận 7, TP. HCM
Hotline: 0968.422.588 ( Mr.Trung)
Website: https://mnagency.vn/ – https://mngroupasia.com
Fanpage: https://www.facebook.com/agencyhcm
Tham khảo dịch vụ tổ treo băng rôn tại các Quận :
->> Treo phướn, banner quận 1.
->> Treo phướn, banner quận 2.
->> Treo phướn, banner quận 3.
->> Treo phướn, banner quận 4.
->> Treo phướn, banner quận 5.
->> Treo phướn, banner quận 7.
->> Treo phướn, banner quận 8.
->> Treo phướn, banner quận 9.
->> Treo phướn, banner quận 10.
->> Treo phướn, banner quận 11.
->> Treo phướn, banner quận 12.
->> Treo, banner, phướn, băng rôn quận Bình Thạnh.
->> Treo banner, phướn, băng rôn quận Phú Nhuận.
->> Treo banner, phướn băng rôn quận Bình Tân.
->> Treo banner, phướn, băng rôn quận Tân Bình.
->> Treo phướn, banner, băng rôn quận Gò Vấp.
->> Treo phướn, banner, băng rôn quận Thủ Đức.
->> Treo banner, phướn, băng rôn huyện Nhà Bè.
->> Treo phướn, banner, băng rôn quận Hốc Môn
->> Treo phướn, banner, băng rôn huyện Cần Giờ.
Tham khảo dịch vụ khác:
->> Dịch vụ cho thuê âm thanh – ánh sáng.
->> Dịch vụ cho thuê dù – nhà bạt.
->> Dịch vụ lắp đặt sân khấu và cho thuê sân khấu.
->> Dịch vụ cho thuê màn hình Led.
->> Dịch vụ cho thuê cổng hơi.
->> Dịch vụ cho thuê bàn ghế sự kiện.
->> Dịch vụ cho thuê MC – Ca sĩ.
Tham khảo dịch vụ tổ chức sự kiện tại các Quận khác:
->> Dịch vụ tổ chức sự kiện Quận 1
->> Dịch vụ tổ chức sự kiện Quận 2
->> Dịch vụ tổ chức sự kiện Quận 3
->> Dịch vụ tổ chức sự kiện Quận 4
->> Dịch vụ tổ chức sự kiện Quận 5
->> Dịch vụ tổ chức sự kiện Quận 6
->> Dịch vụ tổ chức sự kiện Quận 7
->> Dịch vụ tổ chức sự kiện Quận 8
->> Dịch vụ tổ chức sự kiện Quận 9
->> Dịch vụ tổ chức sự kiện Quận 10
->> Dịch vụ tổ chức sự kiện Quận 11
->> Dịch vụ tổ chức sự kiện Quận 12
->> Dịch vụ tổ chức sự kiện Quận Bình Thạnh
->> Dịch vụ tổ chức sự kiện Quận Gò Vấp
->> Dịch vụ tổ chức sự kiện Quận Tân Bình
->> Dịch vụ tổ chức sự kiện Quận Bình Tân
